Formar a tu plantilla en IA: qué exige de verdad el AI Act tras el cambio de 2026Training your staff in AI: what the AI Act really requires after the 2026 change
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Lo que circula, y por qué ya no es exacto#
Si has buscado algo sobre el AI Act (el Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial) y la formación de los empleados, seguramente has leído que, desde febrero de 2025, toda empresa que use IA está obligada a garantizar que su plantilla tiene un nivel suficiente de conocimientos de IA.
Eso resumía, a grandes rasgos, la redacción original. Pero en julio de 2026 la Unión Europea modificó el AI Act con el llamado Ómnibus digital sobre IA, el Reglamento (UE) 2026/1744, y el artículo que lo regula, el artículo 4, cambió. Todavía es fácil encontrar guías que citan la redacción antigua.
En esta entrada cuento qué decía el artículo 4, qué dice ahora, qué te sigue exigiendo y qué puedes hacer en tu empresa. Todo sale del texto del reglamento y de las respuestas oficiales de la Comisión Europea, enlazados al final.
Es divulgación, no asesoramiento jurídico. No soy abogado: imparto formación en IA. Las citas de la ley son literales y salen del BOE y de la versión consolidada del AI Act a 27 de julio de 2026 que publica la Comisión Europea; lo demás, de las respuestas oficiales de la Comisión. Todas las fuentes están enlazadas al final.
Está actualizada a 13 de octubre de 2026. Estas normas están cambiando: la ley española aún está en tramitación y la Comisión sigue publicando orientaciones. Antes de tomar decisiones, comprueba si algo ha cambiado y consulta tu caso concreto con un profesional del derecho.
¿Afecta a mi empresa?#
Probablemente sí. El AI Act distingue entre quien desarrolla un sistema de IA (el proveedor) y quien lo usa (el responsable del despliegue). El artículo 3 define al responsable del despliegue así:
«una persona física o jurídica, o autoridad pública, órgano u organismo que utilice un sistema de IA bajo su propia autoridad, salvo cuando su uso se enmarque en una actividad personal de carácter no profesional»
Es decir: si en tu empresa se usa IA para trabajar, tu empresa es responsable del despliegue. No hace falta desarrollar nada. La Comisión lo deja claro con un ejemplo en sus preguntas y respuestas: una empresa cuyos empleados usan ChatGPT para redactar anuncios o traducir textos sí está dentro del artículo 4, y esos empleados deberían conocer sus riesgos, como las alucinaciones.
Qué decía el artículo 4, y qué dice ahora#
Esta era la redacción original, la de 2024:
«Los proveedores y responsables del despliegue de sistemas de IA adoptarán medidas para garantizar que, en la mayor medida posible, su personal y demás personas que se encarguen en su nombre del funcionamiento y la utilización de sistemas de IA tengan un nivel suficiente de alfabetización en materia de IA […]»
Y esta es la redacción vigente, tras el Ómnibus (apartado 1):
«Los proveedores y responsables del despliegue de sistemas de IA adoptarán medidas para apoyar la promoción de la alfabetización en materia de IA de su personal y demás personas que se encarguen en su nombre del funcionamiento y la utilización de sistemas de IA, teniendo en cuenta sus conocimientos técnicos, su experiencia, su educación y su formación, así como el contexto previsto de uso de los sistemas de IA y las personas o los colectivos de personas en que se van a utilizar dichos sistemas. Esta obligación no exige que los proveedores o los responsables del despliegue garanticen un nivel específico de alfabetización en materia de IA de ninguna persona en particular.»
La diferencia, en resumen:
| Antes (2024) | Ahora (2026) | |
|---|---|---|
| Qué hay que hacer | Adoptar medidas para garantizar un nivel suficiente | Adoptar medidas para apoyar la alfabetización |
| Nivel exigido | «Suficiente», sin definir | Ninguno concreto, para ninguna persona |
| Ayuda pública | No aparecía en el artículo | La Comisión y los Estados deben apoyar, sobre todo a las pymes |
Los apartados 2 y 3 son nuevos. La Comisión y los Estados miembros deben apoyar a las empresas, en particular a las pymes, y la Comisión publicará ejemplos prácticos de cómo cumplir. El Consejo de IA, por su parte, adoptará recomendaciones con objetivos comunes.
¿Y qué es exactamente «alfabetización en materia de IA»? El artículo 3 la define como las capacidades, los conocimientos y la comprensión que permiten hacer un uso informado de los sistemas de IA y ser consciente de sus oportunidades, sus riesgos y los perjuicios que pueden causar. No es saber programar IA: es saber usarla con criterio.
La obligación sigue existiendo, pero ya no te pide garantizar un nivel concreto: te pide tomar medidas reales, adaptadas a quién usa la IA y para qué.
Lo que no ha cambiado#
El cambio suaviza la obligación, pero no la elimina. Varias cosas siguen igual:
- Sigue siendo una obligación de la empresa. La Comisión había propuesto en noviembre de 2025 trasladarla a los Estados y a la propia Comisión, pero el texto aprobado la mantiene en proveedores y responsables del despliegue.
- Se aplica desde el 2 de febrero de 2025. El artículo 4 está en el capítulo I del reglamento, y el artículo 113 fija esa fecha para los capítulos I y II. Según la Comisión, la obligación ya se aplica.
- Ya hay quien la supervisa. No lo hace la Oficina de IA europea, sino las autoridades nacionales de vigilancia del mercado, desde agosto de 2026.
- Si usas IA de alto riesgo, la exigencia será mayor. El artículo 26 obliga a encomendar la supervisión humana de esos sistemas a personas con «la competencia, la formación y la autoridad necesarias», y la Comisión recuerda que esa obligación sigue en pie. Eso sí, se aplicará más tarde: tras el Ómnibus, las normas de alto riesgo se aplican desde el 2 de diciembre de 2027 para los sistemas del anexo III (como los de empleo o educación) y desde el 2 de agosto de 2028 para los integrados en productos del anexo I.
Lo que no te exige#
Las preguntas y respuestas de la Comisión despejan varias dudas habituales:
- No hace falta ningún certificado. Basta con llevar un registro interno de las formaciones y demás iniciativas.
- No hay que medir los conocimientos de cada empleado, ni garantizar un nivel concreto.
- No hace falta un «responsable de IA» ni ninguna estructura de gobierno específica.
- No hay un formato de curso obligatorio. La Comisión insiste en que no hay una solución única. Eso sí, advierte de que limitarse a las instrucciones de uso de la herramienta, o pedir a la plantilla que las lea, en muchos casos puede ser ineficaz.
Qué hacer en tu empresa#
La Comisión propone unos pasos mínimos. Esta es mi versión práctica para una pyme:
- Haz inventario. ¿Qué herramientas de IA se usan, quién las usa y para qué? Incluye las que la gente usa por su cuenta, como asistentes gratuitos en el navegador.
- Aclara tu papel. ¿Solo usáis IA desarrollada por otros (responsable del despliegue) o también la desarrolláis (proveedor)? Casi todas las pymes están en el primer caso.
- Identifica los riesgos. Respuestas inventadas que parecen ciertas, datos personales o confidenciales que acaban en una herramienta pública, decisiones sobre personas tomadas sin revisión humana…
- Adapta la formación a cada perfil. No necesita lo mismo quien redacta correos con un asistente que quien usa IA para filtrar currículos. El propio artículo 4 pide tener en cuenta los conocimientos, la experiencia y el contexto de uso.
- Escribe una política de uso. Qué herramientas están permitidas, qué datos no se introducen nunca y cuándo hay que revisar el resultado antes de usarlo.
- Deja constancia. Fechas, contenidos y asistentes de cada formación o sesión. Es el registro interno del que habla la Comisión.
La Comisión aplica el artículo 4 a su propio personal: un marco interno de competencias básicas en IA, paquetes de formación por perfiles (generalistas, mandos y especialistas), un portal interno, sesiones periódicas de preguntas y una red de «AI Champions». Lo cuenta en sus propias preguntas y respuestas.
¿Y si no lo hago?#
Según la Comisión, las autoridades nacionales pueden imponer sanciones y otras medidas por incumplir el artículo 4, con arreglo a las leyes de cada Estado miembro. Esas sanciones deben ser proporcionadas y tener en cuenta, caso por caso, la naturaleza y la gravedad de la infracción y si fue intencionada o negligente. También avisa de que una sanción podría ser más probable si se demuestra un incidente debido a la falta de formación y orientación adecuadas.
En España, el Consejo de Ministros aprobó el 26 de mayo de 2026 el proyecto de Ley Orgánica para el buen uso y la gobernanza de la inteligencia artificial y lo envió al Congreso. Ese proyecto designa las autoridades de supervisión, entre ellas la AESIA (Agencia Española de Supervisión de Inteligencia Artificial), y fija el régimen de sanciones. A la fecha de esta entrada sigue siendo un proyecto: no aparece en el BOE como ley aprobada.
No estás solo: la ayuda para pymes#
El nuevo apartado 2 obliga a la Comisión y a los Estados a apoyar a las empresas, sobre todo a las pymes. Hoy ya existen:
- las preguntas y respuestas de la Comisión sobre alfabetización en IA, que se actualizan;
- un repositorio de prácticas con más de 40 iniciativas reales de empresas y organismos públicos (la Comisión aclara que copiarlas no garantiza por sí solo el cumplimiento);
- la red de Centros Europeos de Innovación Digital (EDIH), más de 200 en toda Europa, para ayudar a pymes y administraciones a digitalizarse. Según la Comisión, 9 de cada 10 ya ofrecen servicios de IA, incluida formación.
Lo que me llevo#
- El artículo 4 se ha suavizado, no ha desaparecido. La obligación de tomar medidas sigue en pie y ya se supervisa.
- Lo que exige es razonable: saber qué IA usa tu gente, para qué, con qué riesgos, y formar en consecuencia.
- Para cumplir no hacen falta certificados, sino trabajo hecho y documentado: inventario, formación adaptada, política de uso y registro.
- Cuidado con las guías antiguas. Si citan un «nivel suficiente» obligatorio, están citando el texto de 2024.
Desde 2024 imparto formación en IA aplicada a la empresa, a equipos y a profesionales, y uno de mis cursos parte justo de esta obligación. Con el texto de 2026 en la mano, mi conclusión es que la respuesta a «¿tengo que formar a mi plantilla?» sigue siendo sí, pero el enfoque cambia: no se trata de aprobar un examen, sino de que la gente sepa usar bien las herramientas que ya tiene.
What's going around, and why it's no longer accurate#
If you've looked up the AI Act (the EU's Artificial Intelligence Regulation) and staff training, you've probably read that, since February 2025, every company that uses AI must ensure its staff have a sufficient level of AI knowledge.
That roughly summed up the original wording. But in July 2026 the European Union amended the AI Act with the so-called Digital Omnibus on AI, Regulation (EU) 2026/1744, and the article that covers this, Article 4, changed. It's still easy to find guides that quote the old wording.
In this post I cover what Article 4 said, what it says now, what it still requires of you, and what you can do in your company. Everything comes from the text of the regulation and the European Commission's official answers, linked at the end.
It's general information, not legal advice. I'm not a lawyer: I teach AI. Quotes from the law are word for word and come from Spain's official gazette (BOE) and the consolidated AI Act text as at 27 July 2026 published by the European Commission; everything else comes from the Commission's official answers. All the sources are linked at the end.
It's up to date as of 13 October 2026. These rules are changing: the Spanish law is still going through Parliament and the Commission keeps publishing guidance. Before making decisions, check whether anything has changed and take your specific case to a legal professional.
Does it affect my company?#
Probably. The AI Act distinguishes between whoever develops an AI system (the provider) and whoever uses it (the deployer). Article 3 defines a deployer as any person or organisation, public or private, that uses an AI system under its own authority, except when it's used for a personal, non-professional activity.
In other words: if people in your company use AI for work, your company is a deployer. You don't have to develop anything. The Commission makes this clear with an example in its questions and answers: a company whose employees use ChatGPT to write advertising copy or translate texts is covered by Article 4, and those employees should be informed about its risks, such as hallucinations.
What Article 4 said, and what it says now#
The original 2024 wording said that providers and deployers:
"shall take measures to ensure, to their best extent, a sufficient level of AI literacy of their staff […]"
And this is the current wording, after the Omnibus (paragraph 1):
"Providers and deployers of AI systems shall take measures to support the development of AI literacy of their staff and other persons dealing with the operation and use of AI systems on their behalf, taking into account their technical knowledge, experience, education and training and the context the AI systems are to be used in, and considering the persons or groups of persons on whom the AI systems are to be used. This obligation does not require providers or deployers to guarantee any specific level of AI literacy of any individual."
The difference, in short:
| Before (2024) | Now (2026) | |
|---|---|---|
| What you have to do | Take measures to ensure a sufficient level | Take measures to support AI literacy |
| Level required | "Sufficient", undefined | None in particular, for anyone |
| Public support | Not in the article | The Commission and Member States must help, especially SMEs |
Paragraphs 2 and 3 are new. The Commission and the Member States must support companies, in particular SMEs, and the Commission will publish practical examples of how to comply. The AI Board, for its part, will adopt recommendations with common objectives.
And what exactly is "AI literacy"? Article 3 defines it as the skills, knowledge and understanding that allow an informed use of AI systems and an awareness of their opportunities, their risks and the harm they can cause. It isn't knowing how to build AI: it's knowing how to use it with good judgement.
The obligation still exists, but it no longer asks you to guarantee a specific level: it asks you to take real measures, tailored to who uses AI and what for.
What hasn't changed#
The change softens the obligation, but doesn't remove it. Several things stay the same:
- It's still an obligation on companies. In November 2025 the Commission had proposed moving it to the Member States and the Commission itself, but the adopted text keeps it on providers and deployers.
- It has applied since 2 February 2025. Article 4 is in Chapter I of the regulation, and Article 113 sets that date for Chapters I and II. According to the Commission, the obligation already applies.
- Someone is already supervising it. Not the European AI Office, but the national market surveillance authorities, since August 2026.
- If you use high-risk AI, the bar will be higher. Article 26 requires human oversight of those systems to be assigned to people with "the necessary competence, training and authority", and the Commission points out that this obligation remains in place. It will apply later, though: after the Omnibus, the high-risk rules apply from 2 December 2027 for Annex III systems (such as those used in employment or education) and from 2 August 2028 for those embedded in Annex I products.
What it doesn't require#
The Commission's questions and answers settle several common doubts:
- No certificate is needed. An internal record of training sessions and other initiatives is enough.
- You don't have to measure each employee's knowledge, or guarantee a specific level.
- You don't need an "AI officer" or any specific governance structure.
- There's no mandatory course format. The Commission insists there's no one-size-fits-all. It does warn, though, that just relying on a tool's instructions for use, or asking staff to read them, might be ineffective in many cases.
What to do in your company#
The Commission suggests some minimum steps. This is my practical version for an SME:
- Take stock. Which AI tools are used, who uses them and what for? Include the ones people use on their own, like free assistants in the browser.
- Be clear about your role. Do you only use AI developed by others (deployer), or do you also develop it (provider)? Almost every SME is in the first group.
- Identify the risks. Made-up answers that look true, personal or confidential data ending up in a public tool, decisions about people taken without human review…
- Tailor the training to each profile. Someone who drafts emails with an assistant doesn't need the same as someone who uses AI to screen CVs. Article 4 itself asks you to consider knowledge, experience and the context of use.
- Write a usage policy. Which tools are allowed, which data never goes in, and when output must be reviewed before it's used.
- Keep a record. Dates, content and attendees of each training or session. That's the internal record the Commission talks about.
The Commission applies Article 4 to its own staff: an internal framework of basic AI competences, training packages by profile (generalists, managers and specialists), an internal portal, regular Q&A sessions and a network of "AI Champions". It says so in its own questions and answers.
And if I don't?#
According to the Commission, national authorities can impose penalties and other measures for breaches of Article 4, under each Member State's laws. Those penalties must be proportionate and take into account, case by case, the nature and gravity of the breach and whether it was intentional or negligent. It also warns that a penalty might be more likely if there's proof of an incident due to a lack of appropriate training and guidance.
In Spain, the Council of Ministers approved the draft Organic Law on the good use and governance of artificial intelligence on 26 May 2026 and sent it to Parliament. The draft designates the supervisory authorities, including AESIA (the Spanish Artificial Intelligence Supervisory Agency), and sets out the penalty regime. As of this post it is still a draft: it doesn't appear in the BOE, Spain's official gazette, as an adopted law.
You're not on your own: support for SMEs#
The new paragraph 2 requires the Commission and the Member States to support companies, especially SMEs. Today there are already:
- the Commission's questions and answers on AI literacy, which are kept up to date;
- a repository of practices with more than 40 real initiatives from companies and public bodies (the Commission notes that copying them doesn't on its own guarantee compliance);
- the network of European Digital Innovation Hubs (EDIHs), more than 200 across Europe, which help SMEs and public bodies digitalise. According to the Commission, 9 out of 10 already offer AI services, including training.
What I take away#
- Article 4 has been softened, not removed. The obligation to take measures still stands, and it's already supervised.
- What it asks is reasonable: know which AI your people use, what for, with what risks, and train them accordingly.
- Complying takes work done and documented, not certificates: an inventory, tailored training, a usage policy and a record.
- Watch out for old guides. If they cite a mandatory "sufficient level", they're quoting the 2024 text.
Since 2024 I've been teaching AI applied to business, to teams and to professionals, and one of my courses starts precisely from this obligation. With the 2026 text in hand, my conclusion is that the answer to "do I have to train my staff?" is still yes, but the approach changes: it isn't about passing an exam, it's about people knowing how to use the tools they already have well.
ReferenciasReferences
- Reglamento (UE) 2024/1689 de Inteligencia Artificial (texto original)BOE · boe.es
- Regulation (EU) 2026/1744 (Digital Omnibus on AI)EUR-Lex · eur-lex.europa.eu
- AI Act, consolidated text as at 27 July 2026EUR-Lex · eur-lex.europa.eu
- Artículo 4: Alfabetización en materia de IAAI Act Service Desk (Comisión Europea) · ai-act-service-desk.ec.europa.eu
- AI Literacy - Questions & AnswersEuropean Commission · digital-strategy.ec.europa.eu
- Living repository to foster learning and exchange on AI literacyEuropean Commission · digital-strategy.ec.europa.eu
- AI Act Service Desk: FAQEuropean Commission · ai-act-service-desk.ec.europa.eu
- El Gobierno aprueba el proyecto de ley que garantizará una supervisión humana y un uso confiable de la IAMinisterio para la Transformación Digital y de la Función Pública · digital.gob.es
- Real Decreto 729/2023, Estatuto de la AESIABOE · boe.es
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